Tipos de Arquivo

TIPOS DE ARQUIVO

Na frequência do uso ou consulta, existem três tipos de arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.
Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constante e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.
Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.
Arquivo Morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas, mas mesmo assim são significantes e precisam ser guardados, e inclusive organizados como um arquivo ativo.
* Arquivos inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos.

CONSERVAÇÃO E PROTEÇÃO DE DOCUMENTOS

Os documentos são classificados por seu valor em:

 Permanentes-vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, que sem eles a empresa não tem condições de funcionar.
 Permanentes: são documentos que precisam ser guardados indefinidamente, porém não tem importância vital.
 Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos.

Os documentos que são considerados vitais para a empresa, devem ser muito bem conservados, com cuidados especiais, segurança e proteção. A perda e a destruição deles podem até significar o fracasso de uma empresa.

CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO?
Há vantagens e desvantagens em utilizar a centralização de arquivos.

 Vantagens: melhora a eficiência e a rapidez do trabalho em todas as etapas, havendo um especialista arquivística. Melhora também o cuidado e a proteção dos documentos. Economia de equipamento, de pessoal, de tempo gasto no arquivamento e na localização. Amplia o uso do equipamento, alongando sua vida útil.
 Desvantagens: necessidade de locomoção até o centro de arquivos. Acúmulo de pessoas no local dos arquivos, que dificulta a consulta e tumultua o trabalho do arquivista. Tempo perdido na locomoção até o arquivo central e espera para poder iniciar a consulta. Necessidade de espaço. Os arquivos ficam aberto a consultas, dificultando o sigilo. Dispersão das pastas de um documento.

Método Automático: É bastante usado para arquivamento de nomes de pessoas e/ou de firmas comerciais.
Método Automático Moderno: É um método muito prático e como o automático, necessita de uma tabela previamente preparada.




Grupo 6 – TSE 3
Anelise, Ana Paula, Daiane, Fernanda e Mirian 28/05/2009

4 comentários:

  1. arquivo corrente,intermediario e permanente.nao e o certo? arquivo morto, ja morreu,nao mexemos mais,pois isso que passo à meus alunos.pense;gde abraço; simone sabino

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    1. Arquivo morto não é um arquivo permanente?

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  2. o correto é arquivo corrente,intermediario e permanente.

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  3. Olha pessoal, essas nomeclaturas podem variar sim, em um concurso público o examinador gosta de usar outros nomes pra confundir os candidatos.
    Exemplos:

    CORRENTE; 1ª Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; Vivo; De movimento; Em curso; Núcleos de arquivo; 1ª Fase; 1ºCiclo;

    INTERMEDIÁRIO; 2ª Idade; Pré-arquivo; Records Center;
    Semi-ativo; Limbo; Purgatório; Temporário; Transitório; 2ª
    Fase; 2º Ciclo.

    PERMANENTE; 3ª Idade; Histórico; De Custódia;
    Inativo/passivo;Morto; Estático; Definitivo; Final; 3ª Fase; 3º
    Ciclo;

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