Disciplina: Técnicas Secretariais 4
Professora: Cláudia
Reuniões de Trabalho
As reuniões fazem parte da rotina de qualquer empresa e ajudam a tornar o trabalho mais produtivo e o ambiente pessoal. Elas representam o esforço de um grupo na busca da solução de problemas.
Pauta: Assim como os auxílios visuais, os impressos também são vitais. A pauta quando bem feita torna-se a chave para a comunicação e controle. A pauta não precisa ser um documento formal, mas para ser útil, sendo uma ou duas folhas, deve conter no mínimo os seguintes itens: Data e hora da reunião; Local da reunião; Duração Prevista; Quem conduzirá e o número de telefone; Assuntos a serem discutido, Tempo sugerido para discussão de cada tópico, Nomes dos participantes e quais os responsáveis por cada tópico.
Providências para uma Reunião:Após decidida a reunião, marcam-se a data e o horário .A secretária deverá saber o número exato de participantes e ter conhecimento da pauta da reunião. Uma vez elaborada a pauta da reunião,emitida a convocação,confirmadas as presenças ,deve preparar a sala e todo o material que será usado. È necessário que o local esteja previamente preparado, seja ventilado e adequado para reuniões.
Materiais Utilizados em uma Reunião:Água, café ,equipamento de som , quadro branco, canetas e lápis, computadores, flipchart, papel, data show.
Celulares: O uso de celular serve para aumentar a produtividade e resolver emergências. Por outro lado, não há nada mais chato do que ouvi-lo tocar em lugares públicos. Estimas-se que 75 % dos negócios são feitos por telefone, um instrumento de comunicação fundamental no mundo corporativo. Seu mau uso significa perda de tempo, de oportunidade e, por tabela de muito dinheiro.Mas seu uso indiscriminado demonstra a mais elementar falta de educação. Em encontros e reuniões o celular deve permanecer no mudo ou deixe-o no vibra call. Se por acaso esquecer e ele tocar, peça desculpa pela interrupção e desligue-o sem atender. Se estiver esperando uma ligação importante, avise o seu interlocutor e peça licença antes de atender. Fale baixo e não demore.
Atrasos: Se houver um ranking das atitudes mais desagradáveis no ambiente de trabalho, os atrasos estariam concorrendo seriamente ao título de campeão. A velha mania brasileira de nunca começar nada na hora marcada não deve ser tomada como desculpa. É completamente injustificável atrasar-se em reuniões ou encontros de negócios. Quando perceber que vai se atrasar ligue e avise. Não subestime o tempo de deslocamento. Planejamento é uma demonstração de atitudes e valores. Planeje seu tempo. As pessoas ignoram o relógio. Aqui, no Brasil, se costuma viver no tempo do evento e não do relógio. Os eventos sociais e pessoais sempre têm a prioridade, não os eventos com hora marcada.Entenda que a pontualidade é de fundamental importância para sua imagem profissional e que o tempo custa dinheiro para a empresa. A pontualidade é um compromisso entre Você e a empresa. Não deixe que a falta dela afete drasticamente sua careira profissional. Mostre que Você é um profissional comprometido e responsável. Em uma entrevista, por exemplo, Você pode ser desclassificado se a empresa prezar pela pontualidade.
Postura: A Postura adequada em uma reunião sempre deve ser a de ouvir antes de falar e sempre carregar uma agenda, papel e caneta, para anotar os tópicos abordados. Outro ponto de preparação é saber as pautas com antecedência, facilitando assim a preparação e o levantamento de dados, para que na reunião, havendo alguma discrepância com a realidade, você contra-argumentar com base em dados concretos.
Encerramento de uma reunião: Tenha certeza de que todos os participantes estão presentes, Repasse brevemente os principais pontos discutidos, Repasse, não tão brevemente, a lista do que precisará ser feito, por quem e até quando, Agende a próxima reunião, Avise sobre a ata, Abra a palavra para considerações finais, Encerre de forma positiva. Agradeça a todos por sua participação, deixe claro que valoriza o esforço e a presença de cada um, e reforce a importância do que foi discutido. Após a reunião, tomar os seguintes cuidados, imediatamente: arejar a sala, arruma-lá, retirar xícaras e copos, esvaziar os cinzeiros, recolher materiais diversos, como lápis, borracha e etc..A Secretária cabe a redação da ata. Anotar todas as discussões resumidamente e as resoluções como foram formuladas. Evitar comprometer o significado to que foi anotado; não substituir palavras por outras de sentido equivalente simplesmente por não gostar delas.
Conversar Paralelas: A pior situação de um palestrante são as conversas paralelas. Além de tirar a atenção que quem está palestrando atrapalha os colegas da reunião, enquanto passa uma imagem negativa de seu interesse e participação na empresa.
Perguntas Indiscretas: Faça a lição de casa antes da reunião. Ler e pesquisar tudo sobre o assunto em pauta representa uma tremenda vantagem sobre os que não se prepararam. Além de você poder participar mais ativamente das conversas, os riscos de dar algum fora ou fazer uma colocação do tipo nada a ver diminuem consideravelmente.
Ainda assim, sempre tem alguns engraçadinhos que possam fazer colocações e questionamentos impróprios. Então esteja preparado para falar de algo desagradável da melhor maneira possível não fugindo da pauta e sem causar alvoroço na reunião.
Escola Técnica Estadual Marechal Mascarenhas de Moraes
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